O inventário patrimonial é um procedimento importante na gestão dos ativos imobilizados. Responsável por gerar um documento chamado de base patrimonial ou banco de dados, auxilia no gerenciamento operacional e na contabilidade da empresa. Porém, é alvo de dúvidas para muitas pessoas que não sabem como realizá-lo.
Em uma empresa, realizar um inventário é crucial para se obter um balanço real do negócio, conhecendo-se a liquidez da instituição. O inventário nada mais é do que uma relação de todos os bens e materiais da empresa, totalmente descritos e caracterizados, sendo de propriedade dela ou de terceiros. Aprender como fazê-lo é fundamental para que haja o correto controle patrimonial.
O inventário patrimonial se refere ao controle do ativo imobilizado, como máquinas, equipamentos e veículos. Sua realização exige que seja feita uma lista com todos os ativos, que são emplaquetados, fotografados e detalhadamente descritos. Devem constar informações como a data da compra, categoria do item, valor, vida útil em anos, depreciação, valor atual, estado de conservação, responsável, área do responsável, local de armazenamento, modelo e número de série. Depois da identificação física e descrição dos bens, é feita a conciliação contábil, em que se verifica a existência física dos bens contabilizados e se estão operando ativamente. Confere-se, também, a descrição do ativo.
Essa etapa é essencial para que sejam eliminadas as sobras contábeis e físicas da empresa. O levantamento deve ser feito periodicamente, pois bens podem ser descartados, alienados ou adquiridos. Todo esse processo deve responder às seguintes questões:
- Existem gastos com compras de ativos desnecessários?
- Há ativos desaparecidos na empresa, indicando furtos ou desvios?
- A empresa consegue abrir uma nova linha de produção ou um novo departamento administrativo com a quantidade de ativos atuais?
- O remanejamento dos bens seria suficiente para determinada operação?
- Existem máquinas operando mais tempo que o necessário?
O inventário de estoque também deve ser realizado, pois prepara a organização para a compra de insumos, controlando adequadamente o estoque. O estoque representa o acúmulo de recursos e materiais em um sistema operacional, sendo extremamente necessário ao bom funcionamento da cadeia produtiva.
Quando o estoque é bem organizado, é possível determinar quais os produtos com maior utilização ou venda e aqueles que acabam por mais tempo no depósito. Dessa forma, otimizam-se os recursos financeiros nos itens que possuem maior rotatividade e geram mais lucro. O inventário de estoque deve ser feito segundo uma periodicidade definida pela empresa. Quanto maior o giro do estoque, maior deve ser a frequência de realização do inventário.
Os estoque precisam estar localizados em espaços organizados, que permitam a acomodação ideal a todas as mercadorias. Assim, evitam-se quebras e perdas. Os produtos são organizados por categorias, facilitando a localização física. Para cada item, há um único código de barras. O processo é feito, então, a partir da contagem, listagem e do registro em um software de gestão patrimonial.
Com esse inventário, é possível calcular o valor em estoque, multiplicando-se o valor unitário de cada item pela quantidade existente. Caso haja um inventário antigo, é importante compará-lo com o atual, adicionando o que foi reposto ou vendido. Assim, a empresa pode planejar de forma inteligente quais serão os investimentos futuros.